伝わるビジネスメールの書き方
こんにちは。
先日、久しぶりにクライアントの方とメールのやり取りをすることになりました。
基本僕は、チャットでクライアントとコミュニケーションをとることが多いのですが、
メールでやり取りするのは2年振りくらいです。
チャットで短文コミュニケーションばかり行なっていたので、ビジネスメールの基本的なことはすっかり忘れておりました。
そのため、いきなりクライアントに対してもメール文をミスりました（泣）
あるレポートを送るのですが、文章内での改行を忘れてずら〜ってミミズみたいな文章になりました・・・
そこで、改めてビジネスメールの基本を勉強しました。
いつも大変お世話になっております。
〇〇〇会社の×××です。
週次レポートを記載いたしました。
ご確認よろしくお願いします。
あああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああ・・・みたいな感じ。
・・・
これはちょっとひどいですね。
メールのメリット・デメリット
メリット
- 距離と時間を意識せずコミュニケーションできる
- データを即時に共有できる
- 翻訳ツールなどで、言語の壁を超えられる
デメリット
- ちょっとした言葉遣いで人間関係に影響
- 相手の反応がすぐにわからない
- ご送信などで取り返しがつかないことも
相手の得になる話を盛り込む
- 相手の得をうまく表現するのが大人
- 関係が薄い相手には大きな「得」を（経験値、金）
- 得になる話がなければ最大限の敬意を
否定語の使い方に最新の注意
- 常に別の表現お使う心構え
- 「Yes - Bad」をうまく使う
- 他の人にレビューしてもらうの効果的
句読点、改行にも気を配る（ルールは特に決まっていない）
- 息継ぎのタイミングが点を打つ場所
- 接続詞のあとにも点をうつ
- 連絡と依頼の文間は一行空ける
同じ言葉が何度も使われていないか確認
- 「の」や「いただく」は重なりがち
- 句読点や黒丸（・）を有効活用
- 「御」や「お」はむやみに使うと自爆
下の立場の人が上の立場の人にメールをなげる
管理職で承認権を持っているような人多くの業務を行なっています。
忙しくて、相手にしてくれません。
- プライオリティ
- どれくらい時間をさけるか
- 他の事案とどちらが重要か
- 影響範囲
- 承認したら何が起きるのか
- 自分が責任をとれる範囲か
- 差出人
- 信頼できる人間か
- 確認や裏取りが必要か
- リスク・アップサイド
- 危険度は高いか
- 得られるものは大きいか
忙しい管理職に「うん」と言わせるための10の方法
- まず、何をして欲しいのか書く
- 問題がなければ、管理職は全部読まずともうんと言う
- 件名に【要アクション】【FYI】【xxx申請】
- 論理的に書く
- 飛躍のない、読んでいて無理のないロジックで書く
- 5W1H
- 管理職が安心する理屈を書く
- 良いことだけを並べると、管理職はむしろ疑う
- きちんとリスクも検討したんだな、と管理職に思わせる
- 「×だけど⚪︎だから△」
- 箇条書きを活用する
- 長々と文章があると、見ただけで管理職はうんざりする
- 箇条書きは三つまで。それ以上は頭に入らない
- 事実と意見は明確に分けて書く
- 「これは事実ではないのか」と考える
- 不要なことは書かない
- 数字は正確に書く
- 正しい日本語で書く
- 逃げの姿勢を見せない
- 送っている本人がビビっていいたら、管理職が助けるわけがない
- 苦しい理屈でも、胸を張って書く
- 裏話は書面に残さない
- 裏事情、内緒の話を書面に残されても困る。
- メールでは厳しいことを書いて「でも本当はこうです」と説明して納得してもらうのが大人のやり方
まとめ
メールはとても便利なツールですよね。受信者のことを想像しながら賢く活用していくことが大切です。
パソコンに文字を打っているという気持ちでいるとミスをおかしやすくなります。
参考になったらぜひ読者登録お願い致します。
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